KSeF nie kończy się na księgowości. To również wyzwanie informatyczne

Artykuł sponsorowany

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jeszcze w pełni nie wszedł w życie, już teraz specjaliści IT obsługujący przedsiębiorców mają pełne ręce pracy. Z doświadczenia OIF – Informatyczna Obsługa Firm z Bytomia wynika, że wiele firm nie jest jeszcze przygotowanych technicznie ani organizacyjnie. Dotyczy to przedsiębiorców z całego Śląska, niezależnie od branży czy wielkości działalności. KSeF przestaje być tematem przyszłości i staje się realnym projektem, który wymaga przygotowania systemów, procesów i ludzi. Dlatego coraz więcej firm szuka wsparcia technicznego, aby wdrożenie i korzystanie z tego obowiązku, nie stało się źródłem stresu i błędów.

REKLAMA

KSeF – etapy wdrożenia

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami. Już od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości i obrotów, musiał być technicznie przygotowany do odbioru e-faktur wystawionych przez duże podmioty. To oznacza, że każda firma powinna mieć system zdolny do pobierania i przetwarzania faktur przesyłanych przez kontrahentów, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych. Natomiast obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla dużych podmiotów zaczął już obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorców rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. W praktyce oznacza to, że obecnie wszystkie firmy muszą być już gotowe na techniczną obsługę przychodzących dokumentów, niezależnie od tego, czy same już je wystawiają.

KSeF to nie tylko księgowość

Z perspektywy OIF jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców jest traktowanie KSeF wyłącznie jako zagadnienia księgowego. W praktyce jest to również projekt informatyczny, który ingeruje w sposób wystawiania dokumentów, obieg danych, bezpieczeństwo informacji oraz współpracę z biurami rachunkowymi. Faktura w KSeF musi mieć określoną strukturę techniczną i zostać poprawnie przesłana lub pobrana z systemu, aby została uznana za ważną. Każdy błąd w integracji, konfiguracji uprawnień czy komunikacji z systemem może skutkować problemami operacyjnymi i ryzykiem po stronie przedsiębiorcy. Dlatego przygotowanie do KSeF wymaga nie tylko wiedzy księgowej, ale także dobrze zaplanowanego środowiska IT.

Z tym firmy mają problemy

W codziennej pracy z firmami najczęściej spotykamy się z problemami integracyjnymi. Przedsiębiorcy korzystają z różnych systemów sprzedażowych, magazynowych i księgowych, które przez lata działały poprawnie, ale nie były projektowane z myślą o komunikacji z centralnym systemem administracji publicznej. Do tego dochodzą kwestie nadawania uprawnień, bezpieczeństwa danych oraz odpowiedzialności za poprawność odbieranych i wystawianych faktur. Wielu przedsiębiorców nie wie, jak prawidłowo zorganizować współpracę z biurem rachunkowym w kontekście KSeF i jak zabezpieczyć dostęp do systemu. Problemy potęgują komunikaty techniczne i przerwy w działaniu systemu, które dla osób nietechnicznych są trudne do jednoznacznej interpretacji. Od kilku tygodni wiele firm zgłaszało się do nas z pytaniem, jak przygotować się na obowiązek odbioru e-faktur w lutym 2026 roku.

Nic na ostatnią chwilę. To maraton, nie sprint

Z perspektywy OIF największym ryzykiem zawsze jest i było odkładanie przygotowań do ostatniej chwili. W miarę zbliżania się obowiązkowych terminów rośnie liczba firm, które potrzebują wsparcia, aktualizacji systemów i testów integracyjnych. To zwiększa presję czasową i ryzyko popełnienia błędów. Wdrożenie KSeF ujawnia także inne problemy w firmie, takie jak nieaktualne oprogramowanie, brak procedur awaryjnych czy niewystarczające zabezpieczenia danych. Im wcześniej przedsiębiorca rozpocznie przygotowania, tym większa szansa na spokojne i kontrolowane wdrożenie. Obsługując przedsiębiorców z Bytomia i całego Śląska, specjaliści z OIF widzą wyraźnie, że firmy oczekują nie tylko jednorazowej pomocy, ale długofalowego wsparcia. KSeF to system, który będzie funkcjonował latami i będzie się zmieniał wraz z przepisami oraz wymaganiami technicznymi.

– Najwięcej zgłoszeń, które do nas trafiają, dotyczy integracji KSeF z systemami księgowymi i sprzedażowymi już działającymi w firmach. Sam system KSeF ma swoje reguły, ale bez odpowiednio przygotowanego środowiska IT po stronie przedsiębiorcy trudno mówić o bezpiecznym wdrożeniu– zaznacza jeden ze specjalistów OIF.

Najlepiej mieć dobrego partnera

Dla wielu przedsiębiorców ogromne znaczenie ma możliwość współpracy z lokalną firmą IT, która zna specyfikę firmy i potrafi reagować szybko. OIF oferuje nie tylko wiedzę techniczną, ale również realną dostępność i odpowiedzialność za wdrożone rozwiązania. Dla przedsiębiorców oznacza to spokój i możliwość skupienia się na prowadzeniu działalności, zamiast na analizowaniu dokumentacji technicznej i komunikatów systemowych. Firma zapewnia stałą opiekę IT, administrację systemami informatycznymi, konfigurację i utrzymanie sieci komputerowych, bezpieczeństwo danych, audyty IT oraz szybkie reagowanie na awarie i problemy techniczne.

OIF oferuje również zdalne wsparcie techniczne oraz indywidualnie dopasowane rozwiązania, odpowiadające realnym potrzebom przedsiębiorców. W kontekście KSeF firma wspiera przedsiębiorców w przygotowaniu środowiska IT, integracji systemów księgowych i sprzedażowych oraz w bieżącej obsłudze technicznej, pozwalając bezpiecznie przejść przez proces obowiązkowej cyfryzacji fakturowania, zarówno w zakresie odbioru, jak i wystawiania dokumentów.

OIF – Informatyczna Obsługa Firm
ul. Składowa 2, 41-902 Bytom

tel.: +48 884 804 000
mail: [email protected]
www.obslugaitfirm.pl